¿Cuándo conviene cambiar una central telefónica tradicional por una PBX IP?

Guía para Pymes

Muchas pequeñas y medianas empresas en nuestro país todavía utilizan una central telefónica tradicional. En muchos casos, la razón principal es el costo: si la central funciona y permite realizar y recibir llamadas, puede parecer innecesario invertir en un nuevo sistema.

Esta decisión es comprensible. Sin embargo, con el crecimiento de la empresa pueden aparecer algunas limitaciones:

• Tecnología obsoleta: muchas centrales tradicionales están diseñadas principalmente para realizar y recibir llamadas y no permiten aprovechar las funcionalidades actuales de la telefonía IP.

• Mayores costos de comunicación: dependiendo del sistema y del tipo de llamadas, mantener una infraestructura tradicional puede resultar más costoso.

• Dependencia del fabricante: repuestos, terminales, tarjetas y software propietario pueden ser costosos o difíciles de conseguir.

• Escalabilidad limitada: ampliar el número de extensiones puede requerir tarjetas adicionales, licencias o modificaciones en la central.

• Falta de movilidad: resulta más difícil utilizar una extensión desde otra ubicación cuando un empleado trabaja remotamente o se encuentra de viaje.

• Infraestructura separada: las instalaciones tradicionales pueden requerir una infraestructura de cableado y equipos independiente de la red de datos.

  
  

Por estas razones, la pregunta no debería ser solamente “¿mi central telefónica todavía funciona?”, sino también:

“¿Mi sistema telefónico actual sigue respondiendo a las necesidades de mi empresa y a la forma en que trabajamos actualmente?”

Este artículo te ayudará a determinar cuándo conviene cambiar una central telefónica tradicional por PBX IP, cuáles son las ventajas de la telefonía IP para una pyme y qué aspectos debes considerar antes de tomar esta decisión.

¿Qué es una PBX IP?

Una PBX IP es una central telefónica que utiliza una red IP para gestionar las comunicaciones de voz. La voz se convierte en datos que pueden transmitirse a través de una red de datos.

Esto permite aprovechar la infraestructura existente y facilita la incorporación de nuevas funcionalidades.

Una sola red para voz y datos

Una empresa puede utilizar la misma infraestructura de red para sus computadores, sistemas informáticos y teléfonos IP, siempre que la red esté correctamente diseñada para soportar tráfico de voz.

Esto puede reducir cableado y hardware y facilitar la administración de la infraestructura.

Extensiones sin una ubicación física fija

Una extensión IP no necesariamente tiene que estar dentro de la oficina. Con una configuración adecuada, es posible registrar extensiones desde otras ubicaciones utilizando Internet.

De esta manera, un empleado puede utilizar su extensión desde su casa, otra oficina o mientras se encuentra de viaje.

Integración y nuevas funcionalidades

Las PBX IP permiten incorporar, dependiendo de la plataforma utilizada, funcionalidades como:

• Aplicaciones móviles y softphones.

• Videollamadas y videoconferencias.

• Grabación y reportes de llamadas.

• Integración con CRM y otras aplicaciones.

• Citofonía y videoporteros IP.

• Sistemas de control de acceso.

• Integración con soluciones de inteligencia artificial.

  
  

Incluso actualmente es posible integrar a la PBX asistentes de IA capaces de atender llamadas, responder preguntas tomando como referencia una base de conocimientos previamente cargada,  y transferir la llamada a un agente humano cuando sea necesario.

Así, la telefonía deja de ser simplemente un sistema para hacer y recibir llamadas y puede convertirse en parte de una plataforma de comunicaciones empresariales.

La migración a una PBX IP puede hacerse por etapas

Si tu empresa está limitada en cuanto al número de extensiones, necesita nuevas funcionalidades, requiere mayor movilidad o busca reducir determinados costos de telefonía, puede ser conveniente considerar una migración a una PBX IP.

La buena noticia es que no necesariamente tienes que cambiar toda la infraestructura de una sola vez.

Es posible mantener inicialmente los teléfonos analógicos existentes y conectarlos a la PBX IP mediante gateways VoIP, para posteriormente reemplazarlos progresivamente por teléfonos IP, aplicaciones móviles o softphones.

De esta manera, la empresa puede realizar una transición gradual, aprovechar parte de la infraestructura existente y distribuir la inversión en el tiempo.

¿Cuánto puede ahorrar una pyme con una PBX IP?

Una de las preguntas más frecuentes al evaluar una migración es cuánto dinero puede ahorrar la empresa.

No es posible dar una cifra general, ya que el ahorro depende del número de usuarios, volumen y tipo de llamadas, infraestructura existente y otros factores.

Lo que sí podemos decir es que una PBX IP puede generar ahorros por diferentes razones: uso de una infraestructura común para voz y datos, reducción de costos de llamadas entre extensiones, utilización de Internet para conectar extensiones remotas o sucursales, menor necesidad de cableado y equipos adicionales y, en determinados casos, menores costos de operación y mantenimiento.

Por eso, al evaluar una PBX IP no deberíamos considerar únicamente el costo de la central. También es importante analizar cuánto cuesta actualmente mantener el sistema de comunicación de la empresa y cómo podría cambiar con una solución IP.

PBX física, en la nube o basada en software

Existen diferentes alternativas para implementar un sistema de telefonía IP.

PBX física: la central se instala en las instalaciones de la empresa. Es una buena opción para quienes desean mantener el control sobre el sistema y administrarlo internamente o con la ayuda de una empresa integradora.

PBX en la nube: la empresa contrata el servicio de una PBX alojada en la nube y administrada por el proveedor. Es interesante para quienes prefieren evitar la compra y mantenimiento de equipos, aunque normalmente implica un pago periódico por el servicio.

PBX basada en software: consiste en instalar un software de PBX en un servidor propio o contratado. Ofrece flexibilidad y posibilidades de personalización, pero requiere conocimientos para instalar, configurar y mantener el sistema.

No existe una única opción adecuada para todas las empresas. La elección dependerá de sus necesidades, presupuesto y capacidad para administrar la solución.

En nuestra experiencia, una PBX física puede ser una excelente opción para muchas pymes, ya que los equipos actuales son compactos, consumen poca energía y ofrecen una gran cantidad de funcionalidades.

¿Cuándo NO necesitas cambiar?

No todas las empresas necesitan migrar inmediatamente a una PBX IP.

Si tu central telefónica funciona correctamente, tiene capacidad suficiente para el número actual de colaboradores, no necesitas extensiones remotas y básicamente utilizas el sistema para realizar y recibir llamadas de voz, probablemente no sea necesario reemplazarla en este momento.

Sin embargo, considerando las ventajas y posibilidades que ofrece la telefonía IP, puede ser conveniente incluir una futura migración dentro de la planificación tecnológica de la empresa.

De esta manera, cuando llegue el momento de renovar la central, ampliar las extensiones o incorporar nuevas funcionalidades, la empresa podrá evaluar una PBX IP como una alternativa para evolucionar su sistema de comunicaciones.

Conclusión

Migrar de una central telefónica tradicional a una PBX IP puede ser una decisión conveniente para una pyme cuando su sistema actual comienza a limitar sus necesidades de comunicación.

El cambio no significa únicamente adoptar una tecnología más moderna. Una PBX IP puede ayudar a la empresa a mejorar la eficiencia de sus comunicaciones, reducir determinados costos, facilitar el crecimiento, incorporar movilidad y aprovechar nuevas funcionalidades e integraciones.

Sin embargo, no todas las empresas necesitan realizar la migración inmediatamente. Lo importante es evaluar las necesidades actuales y futuras y determinar cuándo el cambio realmente aporta valor.

Preguntas frecuentes sobre PBX IP

¿Qué diferencia hay entre una PBX IP y una central telefónica tradicional?

Una PBX IP utiliza una red IP para gestionar las comunicaciones de voz, mientras que una central tradicional utiliza tecnologías y conexiones telefónicas convencionales. La PBX IP ofrece mayor flexibilidad para incorporar movilidad, extensiones remotas y nuevas funcionalidades.

¿Puedo utilizar mis teléfonos analógicos con una PBX IP?

Sí. En muchos casos es posible mantener los teléfonos analógicos existentes utilizando gateways VoIP, permitiendo realizar una migración progresiva hacia teléfonos IP.

¿Una PBX IP necesita Internet?

No necesariamente para las comunicaciones internas. Las extensiones dentro de la empresa pueden comunicarse mediante la red local. Internet es necesaria para servicios como extensiones remotas, determinados servicios VoIP y la comunicación entre oficinas ubicadas en diferentes lugares.

¿Una PBX IP es adecuada para una pequeña empresa?

Sí. Existen soluciones diseñadas para empresas pequeñas y medianas, con diferentes capacidades y funcionalidades. La elección dependerá del número de usuarios, cantidad de llamadas, necesidades de la empresa y crecimiento esperado.

¿Cuánto cuesta implementar una PBX IP?

El costo depende de factores como el número de extensiones, teléfonos, gateways, funcionalidades requeridas, infraestructura existente, instalación y servicios de telefonía. Por eso, lo recomendable es evaluar cada caso antes de elegir una solución.

¿Estás pensando en migrar a una PBX IP?

En Sertelred podemos ayudarte a evaluar las necesidades de comunicación de tu empresa y determinar qué solución de telefonía IP se adapta mejor a tus requerimientos y presupuesto.

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